“又一个设计师不满甲方太强势离职了，留了一堆文件，太乱了！完全要疯！”
--小编某个做建筑设计的死党
小编特别想替他问一句，这位设计师，你能好好管理你的项目文件吗？
首先，这是一个态度问题，态度端正了，其他都好解决。
其次，文档整理的方法虽然很多很杂，有一些比较普适实用的原则，例如
1.文件分类以相关性为依据，而非格式，不容易遗漏
2.将已完成的和正在编辑的区分开来，正在编辑的以快捷方式放到桌面，完成即清理
3.当一个子目录中的文件过多时，应该继续往下建立子目录
4.文件层级越深浏览效率越低，整个目录结构越浅越好
5.越常用的类别，位置越靠前，方便快速访问
6.多人共享的文件集中存储，避免出现遗漏或版本不一致
下面小编就结合这些原则，教你如何四步解决项目文档管理及快速查找的问题。
一、唯一且独立的存储位置
桌面只存放快捷方式及临时文件，项目文件要单独存储。
二、明确且固定的分类规则
建筑工程的特点鲜明，文件多、阶段明确、专业多，分类规则容易确定，下面是小编制定的比较通用的规则，大致可以分为六个层级。
不同类型的设计院和设计师可以根据自身业务特征适当调整。
三、规范且统一的命名规则
文件命名基本作用在于辨识、区分、管理、定位：
辨识 通过文件名称可知文件的基本信息
区分 区分此件与彼件
管理 保证文件项目分类固定，易统计、无遗漏
定位 可轻易定位到文件保存的位置
方法一：时间+名称，适用于同一类型且时间属性明显的
项目名称：2017.1 湖州大厦
节点文件：2017.1 湖州大厦第三稿方案
方法二：序号+名称，适用于类型不同但有先后顺序，或数量较多的
文件用途
项目阶段
方法三：名称，适用于数量少的
专业
施工图格式
特别提醒：
建筑工程设计作为一个多专业深度协同完成的业务，项目文档管理需要多专业统一配合，提高文件交接或共享时的效率。
1. 建议制定一套全员认可的统一的管理规范，并做到全员周知，比如可以打到一张纸上发给每个人。
2. 文件集中存储可以用具有项目文档管理和权限分配的企业云盘
四、快速查找的方法
方法一：查找当前项目或设计文件，生成桌面快捷图标
项目文件只存放在D盘，文件和文件夹都可以通过右键点击，选择发送到桌面快捷方式。
方法二：查找某个文件或项目，借助搜索工具
Everything（只适用于windows），仅按名称搜索文件及文件夹，能够排除文件内容干扰。
安装方便，只有几百K，有中文版本，不需要注册。
搜索速度比Windows快很多，几乎是秒级，点击结果就可以跳转到文件位置。
如果搜索结果太多，可以设置搜索条件，如只搜索文件夹或文件。
还可以按照创建或修改时间排序，并通过快捷键迅速切换。
掌握这几步，无惧烂摊子。你只需要腾出最多半天时间，先创建项目目录，然后把已有的文件逐一存放到对应目录下，再删除重复或无用的，遗漏的想办法寻找。慢慢坚持这个习惯，你一定能成为文档管理的高手。
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